מרגישים שאתם צריכים להיות יותר פרודוקטיביים ויותר מאורגנים? יש לכם אין ספור משימות שכולן צריכות להיעשות עכשיו? תמיד בזמן שאתם מתיישבים לעסוק במשימה דחופה וחשובה נכנסות דרישות חדשות, לא פחות חשובות ולא פחות דחופות? הזמן שלכם יקר, אין ספק לגבי זה. וגם אין ספק לגבי עומס הדרישות והמטלות שעליכם לעשות. אבל הזמן הוא משאב מוגבל וניהול לא יעיל שלו ימנע מהעסק מלממש את מלוא הפוטנציאל שלו. קראו כאן איך אפשר להספיק יותר בפחות.
- ראשית עליכם להבין שאין דבר כזה ניהול זמן. ניהול זמן זה מיתוס. לא משנה מה תעשו וכמה אתם מאורגנים, תמיד יהיו רק 24 שעות ביממה. הזמן לא משתנה, והדבר היחיד שאתם יכולים לנהל זה את עצמכם ואת מה שאתם עושים בזמן שיש לכם.
- היו מוכנים לשינויים דרסטיים ויצירתיים באופן שבו אתם עושים דברים. נסו להעריך אילו מהפעולות שאתם מבצעים הן פרודוקטיביות ביותר, ואילו לא. ייתכן שתצטרכו לעקוב אחר הפעולות היומיומיות שלכם כדי לקבל תמונה מדוייקת יותר של איך נראה יום העבודה שלכם.
- תכננו את זמנכם לתקופה ארוכת טווח, כולל קביעת יעדים וסדרי עדיפויות. תכנון כזה יאפשר לכם לפעול למען מה שאתם באמת רוצים להשיג וגם יתן לכם מסגרת לפעילות היומיומית שתאפשר לכם לבחון את הדחיפות והנחיצות של כל פעולה. הזמן שתשקיעו בתכנון יחסוך לכם זמן רב יותר בעת ביצוע הפעולות.
- הכינו לעצמכם בתחילת כל יום עבודה רשימה של מטלות שעליכם לעשות, דרגו אותן לפי סדר החשיבות שלהן והקציבו זמן לכל משימה. שימו לב שאתם לא מקדישים את היום כולו רק לניהול יומיומי של העסק, אלא גם מקציבים חלק מהזמן לפרוייקטים גדולים ולמשימות שיובילו להשגת היעדים והמטרות שלכם.
- פרקו את המשימה שעליכם לבצע למספר פעולות. משימות מורכבות וארוכות נראות לפעמים כה מסובכות עד כדי בלתי ניתנות לביצוע. אולם כל משימה גדולה כוללת בתוכה כמה מטלות שונות. נסו לפשט את המשימה שעומדת לפניכן לכמה משימות קטנות ואופרטיביות שניתן לנהל את ביצוען.
- האצילו סמכויות והעבירו מטלות לעובדים תחתיכם. גם אם אתם חושבים שאתם תעשו את העבודה יותר טוב מכל אחד אחר, עליכם להבין שאתם לא יכולים לעשות הכל לבד. האצלת סמכויות והעברת מטלות לאחרים תחסוך לכם זמן יקר ותפנה אתכם לעסוק בדברים החשובים ביותר.
- נהלו את האימיילים והטלפונים שלכם במקום שהם ינהלו אתכם. מומלץ לבדוק מיילים בזמנים מתוכננים ולהימנע מהודעות מיידיות בדבר קבלת מייל או הודעה חדשים.
