כללים לסידור משרד ששווים הרבה מאד כסף

שרית גושן, מנכ"ל סידורים

כבעל עסק אתה מנסה לחתוך ככל האפשר בעלויות, כדי להגדיל את הרווחיות. אך האם ידעת כי  החסכון המשמעותי ביותר בעלויות מתחיל בסידור נכון של המשרד? שרית גושן, מנכ"ל סידורים, מספקת טיפים לסידור משרד, שיכולים לחסוך הרבה מאד כסף.

 

1. תזיזו את המדפסת, תגדילו רווחיות

מחקרים מראים שסידור המשרד משפיע על הרווחיות שלו. לאו דווקא מדובר על פנג שואי, שעל פי המאמינים בו יכול להגביר רווחיות באמצעות שילוב של אלמנטים מעודדי שפע במיקומים הנכונים, אלא על הסידור הבסיסי ביותר, שבו אנו מחליטים היכן ישב כל אחד מהעובדים, היכן ימוקמו המדפסת, הפקס וכדומה יחסית למקומו של מי שמשתמש בהם תדיר. ככל שאלו ימוקמו קרוב יותר למשתמש, ככה יחסך זמן. בשנה ניתן לחסוך אלפי שעות של פקידה ואנשים שעובדים במשרד.

הגדרות התפקיד של העובד יגדירו היכן הוא ישב במרחב המשרדי, ואיזה ציוד יהיה בסמוך אליו. כך למשל, צמצום ה"טיולים" אל המדפסת על ידי קביעתה ליד מי שמדפיס הרבה, יכולה לחסוך בזמן יקר ובכסף.

2. תנו לעובדים לעבוד במקום לחפש מסמכים אבודים

במשרד הממוצע מתוך יום עבודה שלם, לפחות שעה מתבזבזת מדי יום בחיפוש אחר מסמכים שתויקו במקום הלא נכון, קלסרים שנשכחו במקום אחר, או היכן המזכירה שלא הגיעה היום שמרה את התיעוד שהייתם צריכים. בחודש מדובר על 3 ימים וקצת, ששוויים מעל 7,200 ₪ לשנה בשכר עבודה. אל סכום זה יש להוסיף את שווי התפוקות שלא הופקו בהם, וכמובן להכפילו בכמות העובדים שעסוקה בחיפושים במקום בעשייה.

יצירת שפת סדר אחידה במשרד שכוללת נהלי תיוק, נהלי שמירת קבצים, נהלי כתיבת הודעות ונהלי קביעת פגישות ביומנים, יכולה להפחית את כמות הזמן המבוזבז ולייעל את התפוקות ותהליכי העבודה במשרד.

3. הבלאגן עולה לכם ביוקר. כך תחסכו כסף ותייצרו סדר:

ניירת יוצרת כמויות אדירות של בזבוז. לצד העלויות הלא זולות של רכישת נייר ומדפסות, נמצאות גם עלויות נלוות עבור האחסון שלה בתיקיות ובארכיון. במשרדים רבים שטח לא מבוטל מתוך המשרד מתבזבז על אחסון ארכיוני, ועליו העסק משלם מדי חודש מאות על אלפי שקלים בשכירות. יתרה מכך, כאשר אין מי שמפקח כמו שצריך על הארכיון, והבלאגן חוגג מתווספות למשוואה עלויות החיפושים אותן הזכרנו בסעיף הקודם.

קיימות כמה אפשרויות להוזלה, כשהראשונה בהן היא מעבר לארכיון דיגיטלי. באמצעות העברת התיוק למחשב ניתן לחסוך עלויות אחסון, את רוטינת התיוק, ואת החיפוש שמסובך יותר מאשר חיפוש במחשב.

אפשרות נוספת היא בחינת העלות של אחסון חיצוני אל מול שכירת משרדים גדולים יותר ותדירות השליפה ממנו. יתרון נוסף של אחסון חיצוני הוא שארכיונים מקצועיים מושתתים על סדר, ולכן ביכולתם לייעל את תהליך השליפה.

4. אחראי ציוד שווה זהב

בעסקים רבים קיים מלאי של ציוד משרדי, חומרי ניקוי וציוד למטבחון. מכיוון שבמקומות רבים קיימת הזמנה קבועה של הפריטים הללו, לא נעשית בדיקה של המצאי לפני ההזמנה, וערימות של חומרי ניקוי, חלב או קלסרים מצטברים ברחבי המשרד ותופסים מקום. מכיוון שלחלקם יש תאריכי תפוגה, גם לא נדיר למצוא מלאי שנזרק לפח ללא שימוש.

כדי לחסוך את ההוצאה המיותרת הן על אחזקת מלאי מיותר והן על המקום לאחסונו, כדאי לבחור אחראי שתפקידו יהיה להזמין לפי הצורך. אחראי זה יהיה בעל המפתח למחסני הציוד, ורק הוא יוכל לספק את הפריטים הנדרשים. כך הוא יוכל לבצע מעקב ולדעת מתי באמת צריך להזמין ומה. באופן זה ניתן לחסוך מאות עד אלפי ₪ בשנה כתלות בגודל המשרד וכמות המשתמשים.

באופן כללי אזורי האחסון צריכים להיות מוגדרים היטב, הן מבחינת מה מאוחסן בהם והן מבחינת המטרות. הגדרה נכונה של אזורי האחסון מאפשרת לנהל טוב יותר את המצאי ולהתייעל כלכלית.

5. נהלי חסכון בעלויות

יצירה של נהלים שיפשטו את התהליכים המרכזיים בניהול עסק יכולה לחסוך הרבה זמן וכסף. כאשר ברור לכל העובדים כיצד דברים צריכים להעשות, כאשר יש תיעוד על המצאי ועל שלבי העבודה וכאשר דברים חוזרים למקום על פי הנוהל שנקבע, לעובדים קל יותר להתמצא.

בצורה זו חוסכים גם את מונופול הכח, שבמסגרתו רק אחד מהעובדים יודע היכן דברים נמצאים או איך לעשותם, והעסק מושבת כמעט כאשר הוא בחופש או חולה. על אף שבאופן אינסטינקטיבי נהלים נראים לנו כמו משהו שמסרבל את העבודה, הם יוצרים תשתית נוחה ויעילה, שקל לקלוט אליה עובדים חדשים, ומרגע שהעובדים לומדים להכירה ולפעול לפיה, העבודה זורמת עם מינימום הפרעות.

6. סדר סדר תרדוף, ותרוויח

חשוב לעשות סדר במשרד לפחות אחת לשנה. בתחילת השנה מומלץ לבחון אילו פריטים יכולים לעבור מעבודה שוטפת לאחסון, מה ניתן להשמיד ומה צריך לשמור על פי החוק, האם יש ציוד ישן שנשאר זרוק במקום וצריך להפטר ממנו וכן הלאה.

הפטרות מהלא נחוץ משמישה את החלל שבו הוא אוחסן לדברים אחרים לשימושו של העסק, ומקטינה את כמות ה"זבל" שנמצא בו. גם מבחינת פנג שואי מדובר בתהליך שמיטיב עם העסק ומאפשר לו לצמוח ולהתחדש, כיוון שדברים ישנים שאינם נדרשים יותר יוצרים אנרגיה של תקיעות.

7. בדיקת מצב כלכלי

בתרחיש האידיאלי, תקופה קצרה לאחר הטמעת השינויים וההתייעלויות, כל העובדים צריכים לדבר בשפה החדשה של העסק. אם בדיקת המצב מראה שהדבר אינו כך, ויש עובדים בעלי שפת סדר שונה, כדאי לברר איתם האם יש בעיות שלא חשבנו עליהן קודם לכן, ולשתף אותם במציאת פתרון יעיל ועובד עבור כל העובדים בעסק.

סדר וארגון בעסק יכולים לחסוך סכומי כסף גדולים מדי שנה, ליצור שקט ומיקוד בעבודה, ולמנוע הוצאות מיותרות רבות. חשוב לתכנן נכון את הפעולות, ולבחור בשיטה שתהיה מקובלת, הגיונית ואינטואיטיבית ככל האפשר עבור העובדים, כדי להשיג הצלחה בכך.

המאמר באדיבות שרית גושן, מנכ"ל סידורים, המתמחה בשירותי סדר וארגון ללקוחות פרטיים ועסקיים. סידורים מספקת שירותי סידור משרד והעברת משרד המסייעים ביצירת נהלי עבודה פשוטים ויעילים.

פורסם בקטגוריה שירותים לעסקים. אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.

סגור לתגובות.