טיפים לניהול זמן

כלים, טיפים ושיטות לניהול זמן באופן אפקטיבי

מי לא מכיר את הביטוי "רודף סביב הזנב של עצמו" ? רבים נמצאים במצב בו הם אומרים, שלא מספיקות להם 24 שעות ביממה. אנחנו מנהלים אורח חיים עם המון משימות ורוצים לטרוף את כל העולם. לא פעם אנחנו מסתכלים סביבנו ולא מבינים איך אחרים מצליחים להספיק כ"כ הרבה בזמן שעל השולחן שלנו נערמות עוד ועוד משימות. מסתבר שהפתרון נעוץ בניהול זמן אפקטיבי.

כלים לניהול זמן

  1. בתחילת כל יום חשוב להכין רשימה של המטלות לאותו יום לפי סדרי העדיפויות ולציין כמה זמן להקדיש לכל משימה. לא לשכוח לסמן וי ליד כל משימה שבוצעה ורגע לפני סוף היום להקדיש כמה דקות לתכנון היום הבא.
  2. לתאם פגישות רק במידה ואין אפשרות לסגור את הנושא טלפונית.
  3. בסוף פגישה להעביר לכל המשתתפים את סיכום הפגישה והמשימות של כל אחד.
  4. טפלו במשימות לפי סדרי העדיפות שלהם : קודם המשימות הדחופות שדורשות תגובה מיידית, אחריהן המשימות החשובות והפחות דחופות. אחריהן ברשימה המשימות הפחות חשובות ודחופות ולבסוף המשימות הפחות חשובות ופחות דחופות.
  5. כל אחד מכיר את מסיחי הדעת שלו ואת אלו שמטרידים אותו באופן קבוע. חשוב לדעת לומר להם "לא", לסגור את דלת החדר ולבקש שלא יפריעו.
  6. חשוב להשקיע בתכנון ובזיהוי הזדמנויות ויכולת ייצור, שיובילו לעבודה יעילה יותר.
  7. חשוב להקפיד על אורח חיים בריא, שכולל שינה טובה, אוכל בריא ומזין ופעילות גופנית. אל תשכחו להכניס את ארוחת הצהריים ואת השיעור במכון הכושר ליומן הפגישות. כך תוודאו ניהול זמן וביצוע.
  8. להגדיר בתחילת כל פגישה את מטרותיה.
  9. רוצים להצליח בניהול הזמן ? את המשימות הכי קשות והכי שנואות עליכם תעשו דבר ראשון על הבוקר. כך לא תצטרכו לחשוב עליהן כל היום והן לא יסיחו את דעתכם בביצוע שאר המשימות.

10. רבים שונאים ניירת וכמויות המיילים הגדולות הן גם סוג של ניירת. איך לנהל זמן ? כדי לא לגרור ניירת ומיילים, ברגע שקוראים את המסמך, חייבים לטפל בו. אם הנושא לא מעניין, זורקים לפח. אם מדובר במשימה קטנה, פשוטה וקלה – תענו מייד על המכתב / מייל ואם דרוש זמן רב, תשאירו לשעה ביום, שייעדתם לטיפול במיילים. אם המשימה לא מצריכה טיפול אישי שלכם, אל תחששו להעביר אותה לטיפול גורם אחר בסביבתכם. את המשימות הגדולות תעבירו לתיקיה של "משימות לביצוע", כך שבכל רגע נתון תוכלו לדעת בדיוק מה נשאר לכם לבצע.

11. חשוב להשאיר זמן לא מתוכנן ביום, שיתמלא במהירות עם דברים לא צפויים, אבל יאפשר לכם להיות פחות בלחץ.

טיפים לניהול זמן

  1. לכל אחד יש צרכים, סדרי עדיפויות, רצונות ומטרות שונים. כל אחד צריך למצוא את הפעולות החשובות והלא דחופות, שהוא צריך לבצע. הפעולות הללו הן הכי חשובות בניהול זמן אפקטיבי ויאפשרו לכל אחד לעשות תוכניות ארוכות טווח, לצפות בעיות ולנסות למנוע אותן, להתפתח באופן אישי ומקצועי ולהשקיע במערכות יחסים. לכן חשוב שכל אחד ינסה למצוא פעילות אחת, שיצליח לעשות באופן קבוע ועקבי, שתביא לתוצאות חיוביות ומשמעותיות בחיים האישיים שלו ופעילות אחת, שיצליח לעשות באופן קבוע ועקבי, שתביא לתוצאות חיוביות ומשמעותיות בחיים המקצועיים שלו.
  2. לא לקפוץ בין משימות, כדי לא לאבד ריכוז ובזבוז זמן.
  3. רצוי לעבוד במרוכז על משימות, שקשורות לאותו נושא.
  4. תכננו את היום ואת המשימות לפי השעות הפרודוקטיביות שלכם.
פורסם בקטגוריה ניהול עסק, עם התגים , , , , . אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.

סגור לתגובות.